Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke is VENUVO BV, BTW BE1039.554.839, met maatschappelijke zetel te Motstraat 30, 2800 Mechelen, België / Belgique / Belgium. FairQuote is een handelsmerk van VENUVO BV. Voor alle vragen over uw gegevens kunt u contact opnemen via fairquote@venuvo.com.

Wanneer u via fairquote.be een aanvraag indient — via het intake-formulier of, waar van toepassing, in een gesprek met onze AI-assistent — verzamelen we de gegevens die u ons bezorgt:

• Identificatie: voornaam, naam
• Contact: e-mailadres, telefoonnummer
• Locatie: postcode, en — alleen indien u dit vermeldt — gemeente en/of adres
• Project: type werk (airco, warmtepomp), beschrijving, eventuele foto's die u uploadt
• Technische context: IP-adres (verkort/anoniem), browsertype, taal, doorverwijzingsbron (utm-parameters)

Daarnaast verzamelen we via cookieloze productanalyse anonieme paginabezoeken (zie §8 — Cookies).

Op fairquote.be verloopt de aanvraag via een gesprek met onze AI-assistent in plaats van een klassiek formulier. Dit vult §2 hierboven aan met wat voor dit gesprek specifiek geldt:

• Wat we verwerken: de tekst die u typt in het gesprek, en de gegevens die de assistent daaruit afleidt (type werk, postcode, woningtype, bouwjaar, urgentie — dezelfde categorieën als §2). Rondt u het gesprek niet af (u bezorgt geen contactgegevens), dan blijft dit gekoppeld aan een willekeurig sessienummer, niet aan uw identiteit.
• Rechtsgrond: dezelfde als voor de rest van uw aanvraag — de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG, zie §4).
• Verwerker: Anthropic verwerkt de tekst van dit gesprek namens ons om te antwoorden en de gegevens te herkennen (zie §5). In tegenstelling tot de offerte-e-mail die u nadien ontvangt, leest bij dit gesprek niemand het antwoord na vóór het op uw scherm verschijnt: de tekst van de AI-assistent is rechtstreeks zichtbaar.
• Prijs: de richtprijs die u aan het einde te zien krijgt, berekent de AI-assistent niet zelf. Een apart, deterministisch prijsprogramma stelt ze samen op basis van de gegevens uit het gesprek; de assistent noemt zelf nooit een concreet bedrag. Een medewerker belt u nadien om deze richtprijs te bevestigen en de definitieve offerte op te stellen.
• Bewaring: rondt u het gesprek af, dan maakt de transcriptie deel uit van uw dossier en gelden dezelfde bewaartermijnen als §7 (2 jaar na laatste contact). Rondt u het niet af, dan markeren we de sessie na 30 dagen inactiviteit automatisch als afgesloten en verwijderen we een eventueel bijgevoegde foto uit onze opslag.

We gebruiken uw gegevens om:

• uw aanvraag te beoordelen en op te volgen;
• een offerte of technisch advies op te stellen, eventueel via onze installatiepartners;
• contact met u op te nemen per e-mail of telefoon over uw aanvraag;
• onze dienstverlening te verbeteren via geanonimiseerde paginaverkeer-analyse;
• onze wettelijke verplichtingen na te komen (boekhouding, fiscaliteit).

We gebruiken uw gegevens nooit voor cold-call telemarketing, doorverkoop aan derden buiten onze installatiepartners, of voor profiling die juridische gevolgen voor u heeft.

De verwerking steunt op één van de volgende rechtsgronden (art. 6 AVG):

• Uitvoering van uw aanvraag (art. 6.1.b): noodzakelijk om een offerte op te stellen en uw vraag te beantwoorden;
• Uw toestemming (art. 6.1.a): voor optionele opvolg-e-mails of nieuwsbrief, indien van toepassing;
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): boekhoudkundige bewaartermijnen;
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): fraudepreventie en interne kwaliteitscontrole, na afweging tegen uw belangen.

Wij verkopen uw gegevens niet door. We delen ze enkel met de partnerinstallateur die uw werk uitvoert: uw aanvraag wordt intern behandeld en, indien relevant, doorgegeven aan een lokale installatiepartner (onderaannemer) die het werk technisch kan uitvoeren. Die partner ontvangt enkel wat hij nodig heeft om u een geldige offerte te bezorgen.

We werken met de volgende verwerkers (subprocessors) die strikt onder onze instructies handelen:

• Convex — back-end database (EU);
• PostHog (EU-host) — anonieme productanalyse;
• Cloudflare — CDN en hosting (EU edge);
• Microsoft 365 — operationele e-mail;
• Anthropic — AI-ondersteunde tekstverwerking bij het opstellen van uw offerte en opvolgmails (geen training op uw gegevens); een medewerker controleert deze tekst voor ze naar u verzonden wordt.
• Google — Google Analytics 4 en Google Ads. Opslag en herkenning gebeuren enkel na uw toestemming voor de categorie Statistieken resp. Marketing.

Een actuele lijst is op aanvraag verkrijgbaar via fairquote@venuvo.com.

Onze eigen infrastructuur draait in de EU. Voor AI-ondersteunde tekstverwerking kan beperkte tekst worden verwerkt door Anthropic onder de EU Standard Contractual Clauses en met expliciete opt-out voor modeltraining.

Wanneer u toestemming geeft voor Statistieken of Marketing, kunnen geaggregeerde meetgegevens worden verwerkt door Google LLC in de Verenigde Staten. Google is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework; wij vertrouwen daarnaast op de EU Standard Contractual Clauses als bijkomende waarborg. Zonder uw toestemming wordt niets naar deze partij verzonden.

Actieve dossiers: 2 jaar na laatste contact, zodat we offertes en garantievragen kunnen opvolgen. Inactieve dossiers worden vervolgens geanonimiseerd of verwijderd, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren (boekhouding: 7 jaar voor facturen). Server- en toegangslogs: 12 maanden.

fairquote.be gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën in drie categorieën:

• Strikt noodzakelijk — altijd actief, geen toestemming vereist. Onder andere de cookie die uw cookie-keuze zelf opslaat (dispatch_consent_v1) en onze cookieloze productanalyse (PostHog in memory mode, EU-host).
• Statistieken — Google Analytics 4, voor geaggregeerde bezoekersstatistieken; plaatst _ga en gerelateerde cookies. In deze categorie zit ook onze eigen productanalyse (PostHog): met uw toestemming krijgt die een blijvende identificator en kan een sessie-replay worden opgenomen, in plaats van de cookieloze modus hierboven. Actief enkel na uw toestemming.
• Marketing — Google Ads-conversiemeting, om reclame-effectiviteit te meten. Plaatst onder meer _gcl_au. Cookies in deze categorie worden pas geplaatst na uw toestemming; zie onze cookiepagina voor hoe de Google-tag zich vóór uw keuze gedraagt.

U kunt uw keuze op elk moment aanpassen via de link Cookie-voorkeuren onderaan elke pagina. Meer detail vindt u op onze cookiepagina.

U hebt het recht om:

• uw gegevens in te kijken (recht op inzage);
• onjuiste gegevens te laten verbeteren (recht op rectificatie);
• uw gegevens te laten verwijderen (recht op vergetelheid), tenzij we wettelijk verplicht zijn ze te bewaren;
• de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
• uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolgen voor verwerkingen vóór de intrekking.

U kunt deze rechten uitoefenen via fairquote@venuvo.com. We antwoorden binnen 30 dagen.

Bent u niet tevreden over hoe we uw gegevens behandelen, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — gegevensbeschermingsautoriteit.be).

We kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze diensten of de wetgeving wijzigen. De datum van laatste wijziging staat bovenaan deze pagina. Belangrijke wijzigingen melden we expliciet aan actieve klanten per e-mail.